Povinnosti škol a školských zařízení jakožto OVM

Zápisem do registru orgánů veřejné moci (dále jen OVM) se školy a školská zařízení staly od 1. 7. 2017 OVM na základě zákona č. 111/2009 Sb. O základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.

Katalog OVM, kde si je danou skutečnost možno ověřit je veřejně dostupný zde:
https://rpp-ais.egon.gov.cz/AISP/verejne/katalog-ovm

ZÁKLADNÍ REGISTRY

Uveřejněním postupu pro školy a školská zařízení na stránkách Správy základních registrů dne 30. 6. 2017, který je dostupný na odkazu http://www.szrcr.cz/registr-prav-a-povinnosti/postup-skol-a-skolskych-zarizeni-pro-aktivaci-datovych, vzniká výše zmíněným organizacím povinnost:

• Zřízení účtu lokálního administrátora Czech Pointu
• Zřízení přístupu do JIP (jednotný identitní prostor)/KAAS (katalog autentizačních a autorizačních služeb)
• Zřízení přístupu do AIS RPP (agendový informační systém registru práv a povinností)
• Zřízení přístupu do Czech Pointu

Po přihlášení do JIP/KAAS je patrné, že školy a školská zařízení musí:

• ověřovat údaje v základních registrech, 
• ohlašovat působnost v agendě základních registrů,
• mají k dispozici obchodní rejstřík,
• konverzi z moci úřední.

Po přihlášení do AIS RPP (Agendový informační systém Registru práv a povinností) mají školy dostupnou totožnou nabídku jako každý úřad. Budou tedy uvádět počty osob k jednotlivým činnostním rolím za svou organizaci.

DATOVÁ SCHRÁNKA

Od 1. 7. 2017 mají školy a školská zařízení rovněž povinnost mít datovou schránku typu OVM.

Pro všechny OVM to znamená:

• povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky se všemi ostatními OVM (orgány veřejné moci), pokud to povaha zasílaných dokumentů umožňuje.
• Toto platí také směrem k právnickým osobám a fyzickým osobám, které mají datové schránky zřízeny dle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
• Pokud by škola nepostupovala dle výše uvedeného (zákon č. 300/2008 Sb.), může dojít k nesprávnému úřednímu postupu s následky neplatnosti doručení!

SPISOVÁ SLUŽBA

Další povinností je nutnost vedení elektronické spisové služby. Např. k tomuto tématu zpracoval Archív města Ostravy metodiku http://www.smocr.cz/getFile.aspx?itemID=93333, co by každá organizace, která má výjimku dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, musela splnit, kdyby chtěla vést spisovou službu v listinné podobě. Z této metodiky jednoznačně vyplývá doporučení vést spisovou službu elektronicky.

Se zákonem č. 499/2004 Sb.  O archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů souvisí také povinnost OVM, mít příslušným archívem odsouhlasený spisový řád a spisový plán, který musí reflektovat aktuální znění Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (dále NSESSS). Novela NSESSS je účinná od 4. 7. 2017 a je dostupná zde: http://www.mvcr.cz/clanek/narodni-standard-pro-elektronicke-systemy-spisove-sluzby.aspx

ELEKTRONICKÉ CERTIFIKÁTY

Nejen z NSESSS, ale také z nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu (eIDAS) vyplývají povinnosti pro OVM mít zřízené:

• kvalifikovaný certifikát – slouží pro vytváření a ověřování elektronického podpisu (fyzická osoba – ředitel školy), případně kvalifikované elektronické pečetě organizace (pro automatizované zpracování – velké organizace). Kvalifikovaný certifikát musí být umístěn výhradně na kvalifikovaném prostředku (USB token TokenME, čipová karta Crypto Java Card, eToken 5110 CC, čipová karta ProID+Q, čipová karta Gemalto IDPrime MD 840)!
• kvalifikovaná elektronická časová razítka (právně průkazné ukotvení dokumentu v čase)
• komerční certifikát (pro přihlašování se ke službám dostupným v CzechPointu) – slouží pro autentizaci a šifrování

ÚŘEDNÍ DESKA

Dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů jsou školy správním orgánem a mají tedy povinnost zřizovat úřední desku, a to i elektronicky (např. web školy). Jsme si vědomi toho, že to může být pro malé organizace určitá komplikace, doporučujeme projednat s příslušnými magistráty nebo obcí s rozšířenou působností, vést úřední desku u nich. Lze sjednat na základě veřejnoprávní smlouvy.

Školy by tak na svých webových stránkách měly např. pouze odkaz na úřední desku příslušného magistrátu nebo obce s rozšířenou působností a dokumenty k vyvěšení by zasílaly prostřednictvím datové schránky. Školám takto odpadnou starosti s vyvěšováním dokumentů na žádost jiných OVM, evidencí, hlídáním termínů vyvěšení a sejmutí apod.

Zdroj: Ing. Pavlína Durasová, členka Komise pro informatiku Svazu měst a obcí ČR
http://www.smocr.cz/cz/oblasti-cinnosti/informatika/novinky-pro-zs-ms-a-skolska-zarizeni-od-1-7-2017.aspx

KE STAŽENÍ

• Metodický list k zařazení škol a školských zařízení mezi orgány veřejné moci, k zákonům o elektronických úkonech, eIDAS a související právní úpravou spisové služby
  http://www.smocr.cz/getFile.aspx?itemID=93333

• Vzorový spisový řád pro školy a školská zařízení
  http://www.smocr.cz/getFile.aspx?itemID=809462

• Informační systém Datových schránek (ISDS), Školy a Spisová služba (SSL)
  Tento dokument je určen školám, které se dostaly díky datovým schránkám do postavení organizací, které vedou spisovou službu doposud převážně v papírové (analogové) podobě a přitom díky datovým zprávám musí řešit správu a správné nakládání s dokumenty v elektronické (digitální) podobě.
  http://www.ahmp.cz/page/docs/ISDS%20a%20skoly.pdf

• Práce s dokumenty v digitální podobě doručenými původcům vedoucím spisovou službu v listinné podobě a jejich odesílání
  https://www.mvcr.cz/soubor/prace-s-dokumenty-v-digitalni-podobe-pdf

CERTIFIKAČNÍ AUTORITY

• Certifikační autorita PostSignum poskytuje služby vydávání kvalifikovaných certifikátů, komerčních certifikátů a poskytování kvalifikovaného elektronického časového razítka
  https://www.ceskaposta.cz/sluzby/certifikacni-autorita-postsignum
   
• První certifikační autorita, a.s. (I.CA), poskytuje služby vydávání kvalifikovaných certifikátů, komerčních certifikátů a poskytování kvalifikovaného elektronického časového razítka
  https://www.ica.cz/
   
• Registrační autorita eIdentity a.s., poskytuje služby vydávání kvalifikovaných certifikátů, komerčních certifikátů a poskytování kvalifikovaného elektronického časového razítka
  https://www.eidentity.cz/

ODKAZY

• Informační web datových schránek  https://www.datoveschranky.info/
• Vstup do datových schránek   https://www.mojedatovaschranka.cz
• Portál veřejné správy  https://portal.gov.cz/
• Seznam držitelů datových schránek  https://seznam.gov.cz/
• Veřejné interaktivní testovací prostředí  http://www.isdstest.cz/
• Jak zřídit a používat datovou schránku  http://www.mesec.cz/serialy/datove-schranky/
• Autorizovaná konverze na CzechPOINT  http://www.czechpoint.cz/public/verejnost/autorizovana-konverze/
• Provozní řád datových schránek  https://www.datoveschranky.info/dulezite-informace/provozni-rad-isds
• Vzory spisových řádů a skartačních plánů  http://mza.cz/vzory-spisovych-radu-spisovych-skartacnich-planu
• Informace a metodické materiály MZA  http://mza.cz/informace-metodicke-materialy
• Spisová služba a skartační řízení pro školy  http://www.ahmp.cz/index.html?mid=32
• Školský portál Pardubického kraje  https://www.klickevzdelani.cz

V příloze je uložena tato prezentace.